为了保守档案机密，维护档案安全和档案完整，进一步提高管理的质量，更好地为审判工作和社会服务，根据《档案法》及上级法院有关规定，结合我院具体情况制订如下制度：

一、文书档案的收集、立卷、归档

1、档案员在每年元月初要对上一年的文件进行全面的清理，特别是对上级法院下发的具有指导性的业务文件、资料和本院的文件资料，一份不得遗漏。

2、对清理好的文件资料应按照档案局对文书档案的要求进行立卷、归档，归档的时间最迟不得超过三月底。

3、对区委、区政府及有关部门发来的各类文件、资料认为不需要归档的，档案员要做好分类，保存一年备查。

二、案卷装订和归档

1、各业务庭对已办结案件的卷宗，要依照最高院、国家档案局《人民法院诉讼文书立卷归档办法》的要求，由书记员及时整理立卷，承办案件的审判人员负责检查，由各庭内勤在次年的元月初移交档案室归档，并办好交接手续。装订卷宗应符合以下要求：

（1）卷面一律用黑色墨水书写，要求字迹工整、卷面整洁。

（2）卷内目录要条理清楚，目录号、页号打印清晰。

（3）卷内材料（包括当事人的诉状）不得用红色、蓝色圆珠笔和铅笔书写，严禁“四色”笔现象。

（4）卷内严禁有金属物和其他杂物。

（5）卷内材料要齐全，并严格按最高法（1991）46号文规定的顺序装订案卷，有属副卷内容的一律要立副卷。

（6）案卷装订时要坚持“三孔一线”标准，以下边和右边为齐，同时要切除毛边，小页材料要进行托衬装订。

（7）每本案卷封面内容和备卷表必须按规定填写清楚。

2、超过规定时间移送，按每案处罚承办人、庭内勤各5元，造成一定后果的，责任人和业务庭负责人应承担责任。档案室对各部门移送的档案，对符合要求的按规定办好移交手续，凡不符合要求的，档案室不予接收，限期整理直至完全合格。

3、移交卷宗时，档案员及移交单位应在登记表上签字，移交表应一式两份，属于档案室的一份应归档备查。

4、对已接收的诉讼卷宗，档案员应根据案件的类别及时登记归档，以确保档案的查阅。

三、档案的查阅与借调

1、本院审判人员、执行人员因工作需要查借档案的，经所在单位负责人、分管院长和办公室主任、分管机关院长签字同意，可在档案室查借。

2、凡十件以上的大批量借卷，需填写借卷说明，利用后，应写出一份利用效果交档案室。

3、借卷人员不得擅自将档案转借外单位或个人，以免遗失。不得泄露案卷内容，如私自将案卷转借外单位或个人，或向外单位和个人泄露机密的，视情节轻重，依审判纪律给予相应处分。

4、借阅人要爱护档案、保持案卷整洁，不得折叠、涂改、圈画，严禁拆封、抽取卷内材料。

5、档案用完后应及时归还，借阅时间，一般不得超过15天，逾期不还者，档案工作人员应及时向借卷人催要，借卷分别因工作需要不能按期归还的，应主动办理续借手续。

6、借用的案卷归还时，档案工作人员必须认真检查，如发现卷宗有被拆、文件短缺、涂改、污损等情况，借卷人应说明原因，并作出书面检查。根据情节依照有关规定对借卷人作出相应的处理。

7、其他单位需要查阅档案的，凭主管单位介绍信，经办公室主任签字批准，方可接持查阅、复印，查阅档案只有在阅卷室进行，需要复印的，只能在本院复印。

8、检察机关查阅档案需经分管办公室的院领导同意，方可查阅。按省高院规定，诉讼档案原则上不予外借，上级法院确因工作需要调卷的，由分管院长根据实际情况审批。

9、需要利用各法庭的档案的，法庭不能自行接待，应将需要查阅的案卷，送交院综合档案室，由院综合档案室按规定统一办理查卷手续。

10、律师、当事人经原承办人申请，分管院长审批方可查阅、复印、复制卷宗材料，其他未持介绍信的个人，要求查阅、复印、复制卷宗材料的，院综合档案室不予接待。

11、为保守审判秘密，法院诉讼档案中的工作卷不得查阅。

四、档案安全管理

1、档案是国家的宝贵财富，为了保证档案的安全，特制定本制度。

2、增强防范意识，严格规范管理，及时发现和排除事故隐患。

3、严禁非档案人员进入档案库房。

4、严禁携带刀具、棍棒等凶器进入档案室办公区。

5、严禁任何人将非档案开发设置的软件系统放置微机上使用。杜绝计算机病毒感染。

6、严禁携带易燃易爆有毒物品及腐蚀性物品进入档案室。

7、严禁在办公区喝酒、赌博、聚众闹事。

五、档案保密

1、档案属于党和国家的重要机密，必须严格保守。

2、档案工作人员必须有严格的保密观念，认真执行《档案法》和《保密法》，严守党和国家机密，保证档案的绝对安全，档案机要人员上岗前要进行保密业务培训。

3、根据上级有关规定，及时划分、调整档案密级，严格执行档案查、借阅制度和保密制度，不该借阅的档案绝对不借阅，不该说的绝对不说。

4、档案室属机要重地，无关人员不得入内。档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求，钥匙由专人管理，出库房及时锁门。

5、对擅自泄露档案机密者，视情节轻重分别给予相应处理。

六、实物档案管理

1、实物档案是人民法院档案全宗中作为特殊载体的档案。为了保证实物档案的齐全、完整，便于保管和利用，特制订本办法。

2、凡本院及院属单位所荣获的锦旗、奖状、奖杯、荣誉证书及本院停止使用的印章、印模、钢印及离任院长布告上的印章、财务印章等，均属实物档案的归档范围。

3、各庭、科、室、队、处、组、委，凡有上述应归档的实物，均须按照国家档案部门、最高人民法院有关规定，将实物整理后向院档案部门归档，任何单位或个人不得私自保管。

4、各单位按规定应归档的实物，除停止使用的印章、印模、钢印应及时归档外，其他实物本年在本单位暂存，次年上半年再向档案部门归档。归档时，必须填写清单一式两份，交接双方各留存一份备查。

5、院档案部门接收的实物档案，按不同类别进行造册登记、贴号、标签再送荣誉室或库房陈列。

6、存放于档案室的实物档案,应专柜保存,荣誉室的档案装具应透视性好,便于观看;保管实物档案应做到防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温。

7、实物档案由院档案部门负责管理，其他人员不得擅自挪用。借用实物档案时，应办理借用手续。

七、声像档案管理

1、声像档案是档案管理中不可缺少的门类，为加强对声像档案的管理，充分发挥声像档案在人民法院审判活动和行政管理中的作用，根据《最高人民法院<声像档案管理办法>》的要求，结合我院实际情况，特制定本办法。

2、声像材料的归档范围：

①上级法院及各级领导对本院工作进行视察或检查时形成的声像材料；

②在本院召开的重要工作会议和重大活动中形成的声像材料；

③重大典型案件审判活动的声像材料；

④为反映法制宣传教育活动而拍摄、录制的具有保存、查索、利用价值的声像材料；

⑤反映本单位重要工程建设原系统、奠基仪式、竣工落成典礼及解决施工过程中重大问题时形成的声像材料；

⑥具有纪念意义的文件活动及反映劳动模范、先进典型人物事迹的声像材料。

3、声像材料的归案要求：

①声像档案由活动筹办单位收集、整理并作出文字说明，组卷、归档由院档案室负责；

②归档的声像材料必须是原版、原件；

③声像材料要求图像清晰、声音清楚，并附有文字，说明其产生时间、地点、人物、内容和摄像者；

④声像档案分为照片、录音带、录像带、影视片、软盘四类：

a.声像与底片各自编号,一张或一组密不可分的照片只有一个顺序号,若是一组照片,则在顺序号后加编分号,照片正片要以说明固定在芯面的为宜;

b.录音带、录像带分别编排序号,并说明内容、时间、盘数和起止时间；

c.影视片带的编排类同录像带。

⑤声像材料的说明必须用毛笔或碳素、蓝黑墨水的钢笔书写；

⑥声像材料最好在一个活动结束后，即时整理归档。如不能当时归档，最迟不得超过次年三月底，归档时要填写归档目录一式两份，一份交院档案部门，一份由经管人签收后自存。

4、声像档案的密级和保管期限，视其内容，分别按《人民法院工作中国家秘密具体范围规定》、《人民法院工作中国家秘密密级事项一览表》和《人民法院行政文书保管期限的规定》、《人民法院诉讼文书档案保管期限的规定》办理。

八、档案销毁

1、依照《档案法》规定，为规范销毁档案工作，特制订本制度。

2、组织档案鉴定小组，对已超过保管期限确无保存价值的档案进行造册登记，经主管领导批准，并报上级法院审批后，方能送指定地点进行销毁。

3、销毁档案应指定两人负责监销，防止途中档案遗失和泄密。

4、监销人要在销毁册上签名。

5、严禁将档案当废纸出售，一经发生要责令责任人追回，并对责任人严肃处理。

九、档案管理人员责任

1、严格按照各项规章制度办事，确保档案工作正常开展。

2、按照档案管理标准做好本院各类档案的接收、整理、归档入库工作，并做好现存档案的清库查柜、防火、防盗、防霉、防湿、防虫等工作，发现问题及时报告，并妥善处理，保证档案的完好无损。

3、热情做好查、借、阅档案接待工作，并如实作好记载。

4、刻苦钻研业务，不断提高业务能力和管理水平，虚心学习和借鉴外单位经验，及时向领导提供信息、提出建议，当好参谋，使档案管理逐步规范化、标准化、现代化。

5、做好本院各庭、室、科、队、处、组、委档案管理的业务指导，监督和检查工作。

6、做好档案编研工作。

7、做好档案设备、“八防”设施等的维护管理工作。

8、完成领导交办的其他任务。